Создание ЭП в Adobe Acrobat и Adobe Reader с помощью программы КриптоПро PDF. Как подписать документ ЭЦП (электронно цифровой подписью)? Как подписать удостоверение

Электронные документы, как и бумажные, нуждаются в визировании. Неподписанные бумаги не будут иметь юридической силы, следовательно, их нельзя будет использовать при ведении каких-либо операций. Необходимо знать, как подписать документ ЭЦП правильно, тогда участники бизнес-процессов смогут получить целый ряд преимуществ.

Несмотря на то, что электронно-цифровая подпись очень удобна, далеко не все могут с ней разобраться. Причина этому – различные форматы документов, с которыми приходится иметь дело. При подписании писем ЭЦП чаще всего приходится сталкиваться с файлами, принадлежащими системе MicrosoftOffice.

Что такое ЭЦП и как ее использовать

Под электронно-цифровой подписью следует понимать объект, с помощью которого можно легко определить авторство и понять, кто именно сформировал документ. Кроме того, с помощью ЭЦП можно определить целостность файла и его аутентичность. При этом создателям файлов необходимо знать, как подписывать документы ЭЦП правильно, чтобы не допустить ошибок.

Многое здесь будет зависеть от того, какой именно вид электронно-цифровой подписи используется. С помощью современных средств защиты информации можно будет не просто подтвердить авторство, но и уточнить изменения, которые были внесены в ваши документы после их окончательной публикации.

Подписываем виртуально: порядок работы

Для подписания документа электронно-цифровой подписью понадобится сначала сформировать общую информацию, которая будет указана в нем, а затем прибавить к нему строчку подписи и ЭЦП. Алгоритм подписания файла может существенно различаться. Здесь обычно все зависит от того, как именно программное обеспечение используется в работе. Чаще всего речь идет о документах, которые обрабатываются в Майкрософт Офис выпуска 2007 года. Чтобы добавить подпись в данных файлах, необходимо сделать следующее:

• поставить курсор там, где необходимо подписать документ, используя электронно-цифровую подпись;
• в меню найти вкладку «Вставка», а в ней выбрать «Текст», затем отыскать «Строка подписи», после в выпадающих пунктах найти «Строка подписи MSOffice»;
• затем нужно настроить подпись в диалоговом окне, которое сразу же появится при выборе вышеуказанной строки (нужно будет указать сведения о том человеке, который подписывает документ);
• если документ должен быть подписан сразу несколькими людьми, сформируйте строку для каждой подписи, придерживаясь указанных выше пунктов.

Если нужно подписать только строку, а не целый файл, понадобится выделить эту строку, в которой вводится электронно-цифровая подпись. Чтобы подписать документ ЭЦП, нужно открыть диалоговое окно «Подпись», после чего выполнить любое из нижеперечисленных действий:

• выбрать отсканированное изображение подписи, которую вы ежедневно ставите на бумажных документах;
• ввести собственное имя неподалеку от значка Х – тогда вы увидите печатную версию ЭЦП;
• если вы используете планшет, то вы можете поставить рукописную подпись;
• если у вас имеется специальное программное обеспечение, достаточно будет просто нажать на кнопку «Подписать».

Подписать ЭЦП сканом документа вполне возможно, главное, чтобы ваша подпись была отчетливо видна. Также допускается сформировать невидимую подпись, которая не будет отображаться в содержании документа. Увидеть ее можно будет, если нажать на строку «Подпись», которая располагается в строке состояния (она находится в низу экрана).

Почему именно электронно-цифровая подпись

Документ, подписанный ЭЦП, обладает той же самой юридической силой, что и обычная бумага. Использование таких документов позволяет сэкономить огромное количество времени, которое обычно приходится тратить на почте при попытках отправить все необходимые отчеты. Кроме того, можно экономить деньги, которые тратятся на распечатку документации.

Все алгоритмы подписания документов очень похожи. Они были созданы с помощью одного и того же принципа с учетом некоторых поправок. Для подписания документа, который по своему формату относится к HTML, понадобится сформировать поле скрытого типа, используя соответствующую форму. Работать в web-браузере пользователям ЭЦП будет намного проще. Самое главное – правильно заполнить необходимую форму, а затем нажать «Подписать» и «Отправить». После этого произойдет автоматическая отправка письма.

Если необходимо завизировать файл формата «XML», подписание документа ЭЦП может быть выполнено по алгоритму, используемому для формата MSOffice. Если речь идет о работе с форматом XMLdsig, придется воспользоваться дополнительными программами и приложением MSInfopath, которое имеется в каждом комплекте Office.

Криптозащита ЭЦП – залог безопасности ваших отчетов

Чтобы использовать ЭЦП для подписи документов, необходимо обзавестись специальным программным обеспечением. ПО должно выполнять криптооперации, с помощью которых можно контролировать цифровые сертификаты, выдающиеся в центрах. Таким образом, удается существенно облегчить процедуру визирования документов.

Необходимо подобрать наиболее оптимальную программу, с помощью которой возможно проводить криптооперации на территории пространства бывшего СНГ. Кроме защиты данных и его шифрования, такое программное обеспечение предоставляет широкие возможности своим владельцам, желающим подписывать документы с помощью электронно-цифровой подписи.

Преимущества такого программного обеспечения следующие:

• С помощью ЭЦП можно визировать целые пакеты документов, а также архивы.
• Допускается использование простой ЭЦП и усиленной.
• Владелец подписи имеет право сформировать первичный и дополнительный ее вариант, также в некоторых случаях используется заверяющий вариант.
• Если вы намерены работать с файлами MSOffice, можно также использовать невидимую электронную подпись. При необходимости добавления сразу нескольких подписей, можно использовать одновременно два варианта. Если же файл подписывает только один человек, применяется невидимая подпись.
• Специальное программное обеспечение позволит его владельцу добавлять комментарии вместе с подписью, а также корректировать дату визирования файла.
• Ограничения подписываемых документов могут быть установлены только из-за нехватки памяти только на компьютере.
• Допускается одновременная обработка нескольких документов.

Если вы знаете, как поставить ЭЦП на документ, но файл отличается от тех, что были использованы ранее (например, их формат – PDF), понадобится подобрать иную оптимальную программу. Важно, чтобы с ее помощью можно было визировать файлы, созданные в программах AdobeReader и AdobeAcrobat. Проследите за тем, чтобы программа поддерживала все версии.

Очень важно подобрать наиболее оптимальную стратегию подписания имеющейся документации, созданной в электронном формате. При желании вы можете проконсультироваться со специалистами – они помогут вам выбрать удобную стратегию, однако будьте готовы к тому, что эту работу нужно оплачивать.

ЭЦП в бизнесе

Цель подписания документа ЭЦП – официальное его визирование. Электронный файл, завизированный электронной подписью, ничем не отличается от бумажного, юридически он имеет аналогичную силу. До начала применения электронно-цифровой подписи в непосредственной работе понадобится сформировать данные для ключа и сертификата.

Именно они будут использоваться для проверки подлинности ЭЦП. Закрытый ключ поможет создавать электронную подпись. Создавая ключи и сертификаты, специалисты используют криптографические структуры, имеющиеся в операционной системе всех современных компьютеров. Удостоверяющий центр обеспечивает корректное использование всех существующих сертификатов.

Понадобится подписать специальный договор с удостоверяющим центром, при этом соглашение должно быть официально заверено с помощью нотариуса. Некоторые организации открывают собственные центры, но в этом случае ЭЦП сотрудников предприятия не будет действительна за его пределами. Именно поэтому необходимо использовать услуги внешних удостоверяющих организаций.

Когда сертификат по ЭЦП только формируется, каждый сотрудник предприятия получает закрытый ключ. Процедура по формированию ключей может выполняться по совершенно разным алгоритмам, главное здесь – проконтролировать, чтобы все они были актуальными, чтобы в дальнейшем не возникало сложностей.

Завершающие этапы

После того, как будут созданы абсолютно все ключи и сертификаты, понадобится установить криптопровайдеры. Обычно они установлены в операционных системах, поэтому перед установкой понадобится проверить их наличие в компьютерах. Финальное оформление ключей может быть возможно только после окончательной установки криптопровайдеров.

Далее нужно установить программное оборудование, которое способно работать с электронными подписями. В частности, речь идет о MicrosoftOffice, с помощью которого уже можно создавать подписанные документы. На каждом компьютере организации должно быть установлено такое программное оборудование. Желательно, чтобы ПО было универсальным, и вы могли бы использовать самые разные виды подписей.

Теперь вы знаете, как подписать документ электронной цифровой подписью, и можете использовать это для работы со своими партнерами. Помните о том, что у каждой ЭЦП имеется свой срок действия, и ее каждый год необходимо продлевать. Необходимо постоянно следить за своей ЭЦП. В том случае, если подписывать документы недействительной подписью, можно столкнуться с огромными сложностями. Для продления подписи нужно будет обращаться в удостоверяющие центры, где вас попросят предоставить те же бумаги, что и при выдаче ЭЦП.

Как подписать документы электронной подписью и можно ли это делать?

В наш век компьютерных технологий для заверения документов стала применяться, так называемая электронная цифровая подпись или сокращенно ЭЦП. Однако в этом вопросе у многих нет четкого понимания того, зачем это нужно, ведь большинство привыкло работать по старинке, подписывая документы вручную. О том, как подписать документы электронной подписью, далее и пойдет речь.

Что такое электронная цифровая подпись или ЭЦП?

ЭЦП представляет собой некий объект в электронном виде, по которому сразу же можно определить лицо, его сформировавшее, установить авторство, проверить аутентичность документа и т. д.

Естественно, визуально ЭЦП может выглядеть как обычная подпись в виде графического объекта, вставленного в документ. На самом деле здесь работают алгоритмы асимметричного шифрования и криптографии. Сама же ЭЦП использует закрытый ключ и сертификат ключа, что и позволяет определить доверенное лицо и принадлежность подписи именно ему, целостность документа и подтверждение факта его подписания.

На планшете с рукописным вводом подпись можно поставить собственноручно. Если требуется подписать документ от имени нескольких лиц, нужно будет настроить поля подписей для каждого лица.

Можно поступить и проще, выбрав в меню кнопки «Офиса» строку «Подготовить», далее указать добавление подписи, затем использовать цель подписания документа, после этого сделать выбор подписи, и, наконец, — пункт «Подписать». Подписание будет подтверждено появившимся красным значком на панели и надписью, гласящей, что документ содержит ЭЦП.

Самые популярные инструменты для создания ЭЦП

Теперь посмотрим, каково может быть решение проблемы того, как подписать документ квалифицированной электронной подписью. Для этого желательно использовать стороннее программное обеспечение.

Из русскоязычного ПО самыми популярными и наиболее распространенными являются следующие программные пакеты:

Первая программа выглядит самой простой, поэтому далее будет рассмотрено, как подписать документы электронной подписью, именно с ее помощью.

Создание ЭЦП на примере приложения «КриптоАРМ»

Для создания цифровой подписи при помощи этого приложения есть два метода: использование контекстного меню и выполнение действий через главный интерфейс программы. Для более простого понимания процесса остановимся на первом варианте, тем более что второй практически идентичен, только основное действие вызывается непосредственно из программы. Предположим, необходимо установить цифровую подпись на документ Word.

Сначала в «Проводнике» необходимо выбрать интересующий нас документ и в меню ПКМ выбрать строку «Подписать». После этого появится окно «Мастера», который поможет выполнить все дальнейшие действия. Нажимаем кнопку продолжения и проверяем, тот ли файл выбран. При необходимости можно добавить еще несколько объектов, чтобы осуществить их одновременное подписание.

Снова нажимаем кнопку «Далее» и в следующем окне выбираем метод кодировки. В принципе, можно ничего не менять и оставить настройки, предложенные по умолчанию. На следующем этапе можно ввести дополнительные данные (штамп времени, визу и т. д.). Попутно можно установить флажок в поле сохранения подписи в виде отдельного объекта (при последующей проверке подписи в документе потребуются оба файла). Если галочку не ставить, файл подписи будет объединен с документом.

После продолжения потребуется выбрать сертификат, который был выдан соответствующим удостоверяющим центром (он может находиться на внешнем носителе eToken или прописан в системном реестре). После этого остальные параметры можно не менять. По окончании всех действий останется только нажать кнопку «Готово».

Примечание: если для подписи выбрался отдельный файл, как правило, он будет располагаться в той же директории, что и исходный подписываемый документ, и иметь расширение SIG.

Особенности подписи документов PDF, HTML и XML

Наконец, несколько слов о других форматах. В принципе, для PDF-документов действия будут теми же, однако в силу специфики других программ от компании Adobe целесообразно отделять файл подписи от основного документа.

Возможна ситуация, когда получатель документа сначала захочет ознакомиться с его содержимым, используя для этого тот же Acrobat (Reader), а только потом станет проверять подпись. Кстати, некоторые приложения от Adobe тоже позволяют подписывать файлы собственными штатными средствами.

Если встраивать подпись в документы формата HTML при работе с тонкими клиентами, в браузере потребуется нажать «Подписать и отправить», после чего будет активирован скрипт разработчика, формирующий строковую переменную с данными по верификации документа, которая будет введена в специальное hidden-поле, подписана и передана на сервер POST-методом. Затем последует проверка документа и подписи, после чего на сервере сформируется таблица с полями самого подписанного документа и его ЭЦП.

Файлы XML можно подписать как обычные документы, использовать средство «Офиса» InfoPath или создать специальный атрибут тэга в самом документе.

Краткие итоги

Вот кратко и все о том, как подписать документы электронной подписью. Конечно, здесь были приведены далеко не все методы, которые позволяют произвести такие операции, и рассмотрены не все программы для создания ЭЦП. Однако даже по такому краткому описанию уже можно понять, для чего нужна электронная подпись, и как в основе своей работают все необходимые алгоритмы.

Если посмотреть не некоторые типы программного обеспечения, в частности, офисные программы или наиболее популярные продукты от Adobe, можно использовать и их собственные средства. Однако в плане упрощения работы, по крайней мере, начинающему пользователю лучше использовать сторонние утилиты в виде примера с «КриптоАРМ». Само собой разумеется, что не следует забывать и о юридической стороне вопроса. Некоторые компании создают электронные подписи и сертификаты самостоятельно, но в конечном итоге они не то чтобы оказываются недействительными, но вот юридической силы не имеют.

Как подписать документ электронной подписью

Какие документы нужно подписывать электронной подписью

На сегодняшний день, когда практически весь документооборот становится безбумажным, подписание документов с помощью электронной подписи - обыденное дело. Таким способом можно завизировать как простое письмо, так и договор на оказание услуг, а также бухгалтерскую или налоговую отчетность.

Также цифровая подпись необходима в таких ситуациях:

1. Отчетность для контролирующих органов. Можно сдать ее в электронном виде таким службам, как ФНС, Росстат, ПФР и ФСС. Это значительно упрощает передачу информации и повышает правильность: большинство сервисов предлагают автоматическую проверку на ошибки.
2. Электронный документооборот (ЭДО). Одно из самых распространенных применений, так как подписанное таким способом письмо соответствует бумажному с печатью и подписью. Позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.
3. Государственные услуги. Гражданин РФ может визировать подаваемые заявления в ведомства через портал госуслуг, участвовать в общественных инициативах, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС, даже оформлять кредит.
4. Обращение в арбитражный суд. В качестве доказательств можно использовать счет-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно. Согласно АПК РФ, такой документ является аналогом бумажного с собственноручной росписью.

Какие бывают электронные подписи

ЭЦП - это «штамп», который позволяет идентифицировать ее владельца, а также удостовериться в целостности подписанного документа. Типы ЭЦП и порядок их оформления утверждены Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011. Он установил, что подписи бывают трех видов:

1. Простая. Распространена для подписания писем или спецификаций, подтверждается с использованием паролей, кодов и иных средств, чаще всего используется в системах корпоративного ЭДО.
2. Усиленная неквалифицированная. Получается в процессе криптографической обработки информации и использования закрытого ключа. Позволяет установить, кто подписал документ, а также факт внесения изменений после подписания.
3. Усиленная квалифицированная. Аналогична неквалифицированной, но для ее создания и проверки используются наработки криптозащиты, сертифицированные ФСБ РФ, такие ЭП выдаются только аккредитованными удостоверяющими центрами.

2. Внимательно изучаем инструкцию Мастера созданий ЭП. Нажимаем «Далее».

3. Жмем на «Выбор файла», переходим к нужному файлу, щелкаем по нему и жмем далее.

4. Выбираем подписываемый файл, нажимаем «Далее».

5. Видим окно «Выходной формат». Если нет обязательных требований, то кодировку оставляем как есть. Можно сохранить в формат ZIP (для отправки по e-mail) или выбрать место сохранения конечного результата. Жмем «Далее».

6. В «Параметрах» можно выбрать свойство, добавить комментарий, а также выбрать присоединенную (ЭП присоединяется к исходному файлу) или отсоединенную (ЭП сохраняется отдельным файлом), а также дополнительные параметры по желанию. Когда все готово, жмем «Далее».

7. Теперь необходимо выбрать сертификат, для этого жмем «Выбрать», указываем необходимый сертификат и жмем «Далее».

8. На следующем этапе видим итоговое окно с кратким описанием данных. Если в следующий раз файлы будут подписываться в таком же порядке, то можно сохранить профиль. Жмем «Готово».

9. Если нет ошибок, то система выдает сообщение об успешном подписании.

Как подписать документ в формате PDF, WORD, RAR электронной подписью

В последнее время информационные возможности сети интернет значительно возросли, и возникла необходимость визирования электронных документов, при помощи которых можно проводить определенные операции.

Как установить на компьютер

Прежде чем получить возможность подписывать документы в удаленном формате, для начала необходимо установить на компьютер сертификат ЭЦП , благодаря которому можно будет визировать даже серьезные документы, касающиеся финансовых вопросов.

Чтобы инсталлировать ЭЦП на персональном компьютере, необходимо установить программу «КриптоПро». После установки необходимо запустить ее нажатием левой клавиши мыши. Далее выбираем в открывшемся окне вкладку «Сервис» и пункт «Посмотреть сертификаты в контейнере».

Появится новое окно, в котором необходимо выбрать кнопку «Обзор», при нажатии на которую пользователь получит доступ к списку контейнеров. Из данного перечня выбираем тот, который в дальнейшем будет использоваться для работы.

После выбора контейнера, нажимаем на него правой клавишей мыши и запускаем вкладку «Свойства». Откроется окошко «Мастер импорта сертификатов». Потом перемещаем все выбранные файлы в хранилище в категорию «Личное».

Общий порядок работы

Быстрое распространение ЭЦП не может вызывать никакого особого удивления, поскольку в эпоху развития информационных технологий использование электронной документации стало повсеместным.

Благодаря наличию собственной подписи, можно визировать документы самого различного назначения, и пользователь получает немало преимуществ при взаимодействии с бизнес-партнерами.

Прежде чем поставить подпись на документ, необходимо для начала его сформировать. Это означает, что в файл вносятся определенные сведения, которые составят тело документа и будут нуждаться в заверении.

Как только информация сгруппирована и полностью внесена, необходимо добавить к ней строку подписи и непосредственно саму ЭЦП. Алгоритм подписания будет различаться между собой. Все зависит от того, какое программное обеспечение используется для работы .

Как подписать

Разберем более подробно, как поставить подпись на документ в зависимости от того, какое программное обеспечение применяется для активной работы и создания документации. Различают несколько типов программ, взаимодействующие с ЭЦП и используемые для совершения каких-либо операций и передачи личной информации.

Это самая популярная программа для создания файлов, в отношении которых необходима виза при помощи ЭЦП. Тут все будет зависеть от того, какая версия программы используется:

• Word 2003 . Чтобы поставить подпись, необходимо запустить команду Сервис-Параметры-Безопасность. В появившемся окне выбираем пункт «Цифровые подписи» и имя пользователя, в обязанность которого входит визирование документа. После нажимаем «ОК», и если все действия выполнены верно, в конце документа появится специальный значок, свидетельствующий о наличии подписи;
• Word 2007 . Здесь необходимо нажать на клавишу Office, находящуюся в верхнем левом углу, и в открывшемся меню выполнить команду Подготовить-Добавить ЭЦП. Далее выбираем необходимый вариант сертификата и подтверждаем выбор;
• Word 2010 . Выполняем команду Файл-Сведения-Добавить ЭЦП, и в открывшемся меню выбираем необходимый сертификат, используемый для подписи. Для окончания работы подтверждаем выбор и проверяем, появился ли в конце документа знак, свидетельствующий о наличии ЭЦП.

Чтобы поставить подпись, необходимо будет зайти на портал при помощи браузера Internet Explorer, найти в его меню функцию «Подписать и отправить», определиться с сертификатом и, следуя подсказкам диалогового окна, кликнуть на кнопку «Подписать».

Чтобы подписать документ, который находится в формате PDF, необходимо будет установить на свой компьютер плагин КриптоПро PDF, который был специально разработан для работы с программой Adobe Reader версии 7.0 и выше. Данный плагин находится в свободном доступе в сети интернет, а кроме того, он абсолютно бесплатный.

Документы с расширением XML чаще всего встречаются при работе с базами данных. В некоторых ситуациях возникает необходимость визирования документа (например, если вы имеете дело с документом, касающимся статистических данных, или же сведениями о начислении заработной платы сотрудникам).

Чтобы поставить свою подпись, необходимо нажать на специальную клавишу, встроенную в программу по умолчанию. Также существует вариант подписания документов формата XML при помощи дополнительных программных возможностей, которые обеспечиваются рядом программ, среди которых КриптоПро АРМ и XMLdsig.

Многофайловые документы (Rar-архивы и подобное)

Иногда может возникать необходимость в подписании большой совокупности документов. В данной ситуации целесообразно ставить ЭЦП на каждый файл в отдельности. Если же по каким-то причинам данная операция невозможна, то в таком случае допускается еще один вариант.

Необходимо создать так называемую карточку документа в отдельном текстовом вложении. Она должна содержать в себе все идентификационные данные по каждому документу из списка, а также ключевые хеш-функции по каждому файлу.

База данных

Необходимость в подписании баз данных возникает только в двух случаях: если вы работаете с начислением зарплат или же занимаетесь налоговыми отчислениями. В данном случае оставить ЭЦП будет предельно просто. Программа, используемая для базы данных, изначально имеет встроенную кнопку для подписания документа. Необходимо будет найти ее и выполнить несколько действий в соответствии с подсказками меню.

Что делать, если ЭЦП не работает

Нередко пользователи сталкиваются с проблемой, когда ЭЦП не работает и нет возможности заверить документ в электронном формате. Подобные проблемы являются стандартными, и для них имеются определенные решения.

Разберем наиболее часто встречающиеся случаи проблем с ЭЦП:

1. «Не валидный сертификат» . Чтобы избавиться от данной проблемы, необходимо будет установить ЭЦП, следуя подсказкам Удостоверяющего центра.
2. «К сертификату нет доверия» . Эта проблема возникает довольно часто, и чтобы избавиться от нее, необходимо установить корневые сертификаты Удостоверяющего центра, которые можно найти на цифровых носителях с данными по ЭЦП или же на официальном интернет-портале Ассоциации электронных свободных площадок aetp.ru.
3. «Срок действия программы КриптоПро завершен» . Решение данной проблемы только одно – ввод лицензионного ключа. Как только данная операция выполнена, проблема будет устранена, и программа возобновит работу.
4. « Capicom не установлен или работает некорректно» . Чтобы справится с данной сложностью, необходимо будет скачать и установить Capicom, после чего произвести настройку браузера согласно инструктажу, предоставленному на торговых площадках, с которыми вы планируете взаимодействовать.
5. «Ключ контейнера не соответствует ключу сертификата» . Если при работе с ЭЦП определилась данная сложность, то вам предстоит тщательно проверить все контейнеры, имеющиеся на вашем компьютере. Вполне возможно, что подпись была перемещена, или же из-за сбоя выбран не тот сертификат. Если же нужный контейнер не обнаружен, то в таком случае придется делать запрос в Удостоверяющий центр касательно переустановки и повторного выпуска ЭЦП.
6. «Отсутствует выбор сертификата или же рабочих сертификатов не обнаружено» . Данная ситуация считается одной из наиболее сложных, и найти эффективное решение тут можно путем установки корневых сертификатов УЦ и Capicom. Помимо этого, вам придется также связаться с Удостоверяющим центром и получить дополнительные сведения, касающиеся срока действия сертификата.

«Как подписать ЭЦП документ Word ?» — этот вопрос нередко возникает у пользователей, которые впервые сталкиваются с необходимостью поставить электронную подпись. О том, как правильно установить ЭЦП на компьютер и подписать с ее помощью документы, будет рассказано в этой статье.

Как установить ЭЦП на компьютер?

Прежде чем рассматривать вопрос о том, как подписать ЭЦП документ Word, нужно разобраться, как установить на компьютер сертификат ЭЦП. Первое, что потребуется для инсталляции ЭЦП на компьютер, — это наличие уже установленной программы «КриптоПро». Зайдя через меню «Пуск» в панель управления, двойным щелчком левой клавиши мыши по соответствующей иконке открываем «КриптоПро».

Далее появится окно: в нем необходимо выбрать вкладку «Сервис», в которой есть пункт «Посмотреть сертификаты в контейнере». Кликнув указателем мыши на данном пункте, можно открыть окно, содержащее строку имени ключевого контейнера и кнопку «Обзор». После нажатия этой кнопки появится окно «КриптоПро CSP». В нем должен быть указан список контейнеров пользователя, в котором нужно выбирать необходимый, нажать «OK» и вернуться в предыдущее окно, уже содержащее имя контейнера.

Теперь, ничего здесь не меняя, нажимаем «Далее». Появится окно, в котором будет содержаться информация о пользователе, серийном номере и т. д. Необходимо кликнуть кнопку «Свойства» и во вновь возникшем окне под названием «Сертификат» нажать кнопку установки сертификата. Это действие приведет пользователя в окно «Мастер импорта сертификатов», содержащее необходимую для прочтения информацию. Ознакомившись с ней, жмем кнопку «Далее».

Новое окно предоставит выбор хранилища. Галочку надо поставить на пункте «Поместить все сертификаты в следующее хранилище». Появится окно хранилищ: в нем нужно выбрать «Личное» и нажать «OK». Сертификат ЭЦП уже установлен, для завершения процедуры требуется нажать кнопку «Готово». Теперь стало возможным подписывать документы электронной подписью.

Не знаете свои права?

Как подписать ЭЦП документ Word?

Теперь расскажем подробно о том, как подписать ЭЦП документ Word версий 2003, 2007, 2010. Итак, «КриптоПро» и сертификат ЭЦП установлены, текстовый документ создан, оформлен и отредактирован, дело осталось за подписью. В разных версиях этой программы действия по подписанию электронного документа будут различаться:

1. Для Word 2003:
   На панели инструментов нажимаем последовательно: «Сервис» — «Параметры» — «Безопасность». Далее выбираем: «Цифровые подписи» — «Добавить». В появившемся списке выбираем пользователя, ЭЦП которого необходима, и нажимаем «ОК». После этих действий в нижнем правом углу документа появится значок, говорящий о том, что документ подписан.
2. Для Word 2007:
   Нажать кнопку Office, расположенную в верхнем левом углу, затем — «Подготовить» — «Добавить цифровую подпись», после чего остается выбрать необходимый сертификат подписи и подтвердить выбор.
3. Для Word 2010:
   Меню «Файл» — «Сведения» — «Добавить цифровую подпись», после чего нужно сделать выбор необходимого сертификата подписи и подтвердить выбор.

Как подписать ЭЦП файл pdf?

Итак, мы узнали, как подписать ЭЦП документ Word, но нередко возникает необходимость проставления подписи и на файлах с расширением pdf (Adobe Acrobat). Для этих целей был специально создан продукт «КриптоПро PDF», необходимый для создания и проверки подписей в pdf-файлах. Установка этой программы не вызовет трудностей, главное — следовать указаниям инсталлятора.

После входа в программу (к примеру, Acrobat) необходимо настроить возможность проставления подписи. Для этого открываем пустое окно программы, входим в меню «Редактирование», выбираем «Установки» и «Категории». Далее находим раздел «Подписи» и переходим в «Создание и оформление», где необходимо нажать кнопку «Подробнее».

В появившемся окне необходимо выбрать метод подписания документа (т. е. CryptoRro PDF и формат «подписи по умолчанию»). Также нужно установить флажки на полях, которые отражают информацию о подписи и ее свойствах. Данное окно имеет в том числе строку о разрешении просмотра предупреждений документа и строку запрета на подписание — тут надо отметить «Никогда».

Далее идет раздел «Оформление»: выбираем «Создать» и в появившемся окне вводим заголовок подписи — ее будущее отображение в списке. Для добавления личной подписи необходимо установить переключатель на «Импортировать графику» и нажать «Файл», после чего выбрать сохраненную графическую подпись, которая будет добавлена к сертификату.

Теперь для добавления подписи к созданному документу на панели инструментов надо нажать «Подписание», затем кликнуть пункт «Мне нужно поставить подпись» и выбрать «Поместить подпись». После этого появится окно сертификатов, в котором нужно выбрать необходимый и нажать «OK».

В статье описывается как подписать документы (pdf, word, excel, xml, архив) с помощью ЭЦП. Рассмотрим какое программное обеспечение необходимо, чтобы подписать документы с помощью ЭЦП, их плюсы и минусы.

Как подписать файл с помощью ЭЦП

Есть две программы с помощью которых можно подписать файл с помощью ЭЦП:

1. ViPNet CryptoFile;
2. КриптоАРМ.

ViPNet CryptoFile

С помощью этой программы можно подписать любой файл, например: doc, xls, jpg, xml, txt, подписать декларацию эцп, архив. После подписания файл будет с окончанием.sig

Плюсы: бесплатная требующая регистрации на сайте программа (ключ получите на электронную почту). Также есть возможность при подписании файла с ЭЦП использовать прикрепленную подпись к файлу, т.е. файл и ключ будет находиться в одном файле или отдельно от файла.

Минусы: при подписании можно добавить только одну электронную подпись;

Подписать документ ЭЦП можно правой кнопкой мыши на файле выбрать в меню ViPNet CryptoFile -> Подписать.

КриптоАРМ

Минусы: платное программное обеспечение;

Плюсы: можно добавить множество ЭЦП подписей при подписывании файла.

Подписать документ ЭЦП можно правой кнопкой мыши на файле выбрать в меню КриптоАРМ -> Подписать.

Как подписать pdf с помощью ЭЦП

Если Вам необходимо подписать документ например для налоговой, читайте инструкцию выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП», если же Вам необходима подпись с видимой частью в документе, то читайте инструкцию ниже.

Для того чтобы подписать pdf документ с помощью ЭЦП необходимо ПО .

Плюсы: Электронная подпись видна в документе.

Минусы: Стоимость программы (90 дней бесплатно.)

также, необходимо чтобы был установлен Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro.

Прежде чем вставить электронную подпись в документе pdf, необходимо настроить Acrobat Reader DC для работы с программой КриптоПро PDF, для этого в Acrobat Reader DC нажимаем Ctrl+K или заходим в меню Редактирование -> Установки, в категориях выбираем Подписи -> где «Создание и оформление» нажимаем Подробнее см. рисунок:

В «Методе подписания по умолчанию» выбираем КриптоПро PDF как на рисунке:

Подписываем документ pdf с ЭЦП

Открываем документ pdf -> в правой панели нажимаем на заполнить и подписать

В верхней панели программы Acrobat Reader нажимаем на «Заполнить и подписать» -> «Дополнительные инструменты»

Необходимо выбрать инструмент Сертификаты для добавления на панель.

После нажатие на Сертификаты на панели появиться инструмент «Поставить цифровую подпись», нажимаем на нее, далее выделяем курсором участок где хотим поставить цифровую подпись, появиться окно с выбором сертификата.

Выберите сертификат -> ОК -> Подписать.

Цифровая подпись в pdf выглядет вот таким образом:

Наш документ pdf подписан, таким же способом можно поставить несколько подписей в одном файле pdf.

Как подписать документ Word с помощью ЭЦП

Если Вам необходимо подписать документ с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию ниже, если же Вам необходимо подписать документ word и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП».

Для того чтобы подписать документ Word с помощью ЭЦП нам необходима программа КриптоПро Office Signature.

— платное программное обеспечение, служит для подписания документов Wort, Excel.

После установки можно сразу приступить к подписанию документов Word ЭЦП, для этого открываем документ Word который необходимо подписать с ЭЦП -> меню Ставка -> в блоке Текст нажать на Строка подписи и выбрать Строка подписи (КРИПТО-ПРО).

Предположим, что необходимо вставить две электронные подписи в документ Word, для этого проделываем два раза операцию показанную выше, без подписания. Так как после подписания одной подписью, документ станет не редактируемым. Поэтому вставляем два поля для электронной подписи.

После этого можно подписывать нажав на одну подпись, выбрать ЭЦП и подписать, далее такие же действия произвести и со второй подписью.

Подписанный ЭЦП документ word выглядит вот так:

Как подписать документ Excel с помощью ЭЦП

Не буду повторяться, для того чтобы подписать документ Excel c помощью ЭЦП, необходимо проделать все тоже самое что и для Word см, чуть выше.

Внимание : Если Вам необходимо подписать документ excel с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию дальше «Как подписать документ Word с помощью ЭЦП» , если же Вам необходимо подписать документ excel и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция в начале страницы «Как подписать файл с помощью ЭЦП».

Как подписать договор с помощью ЭЦП

В зависимости в каком формате создан договор, прочитайте выше статью Как подписать документ Word или PDF.

Как подписать доверенность с помощью ЭЦП

Прочитайте выше статью и выберите подходящий вариант как подписать доверенность с помощью ЭЦП.

Вопросы:

Разрешается ли редактирование файла подписанного ЭЦП

— Нет, после подписания файл отредактировать не получиться, например, если попытаться отредактировать текст подписанный в Word-е, то все подписи удаляются.

Как выглядит документ подписанный ЭЦП

— Все зависит каким методом вы подписывали документ. Если подписывали документ как в инструкции в начале, файл будет с расширение.sig. Также файл и ЭЦП может быть отдельным файлом, это зависит от метода подписания файла.

Если же вы подписывали документ pdf, word или excel с помощью специальных программ, то отличить их не предоставляется возможным. Необходимо открыть документ и уже внутри удостовериться, есть ли подпись или нет.

Сегодня нет необходимости распечатывать документ, чтобы подписать его. Можно поставить на него подпись в электронном виде прямо в файле PDF с помощью специальной программы. Это очень удобно, потому что экономит время.

Существует также возможность подписать PDF онлайн, используя сетевые сервисы. Для этого придется выложить документацию в сеть и добавить свою подпись в PDF так же онлайн. Это не совсем безопасно, так как все, что выкладывается в общедоступный ресурс может попасть в руки третьих лиц: владельцев сайта или мошенников. Если это случится, то вы скомпрометируете не только информацию из документа, но и собственную подпись. Вряд ли риск оправдывается тем фактом, что такие сервисы дешевы или даже бесплатны.

Если же подписать PDF в стационарной программе, то ни один элемент бизнес-информации не выйдет за пределы вашего компьютера, и конфиденциальность будет соблюдена. Если ваш тип документа не требует наложения ЭЦП – электронной цифровой подписи (индивидуальный шифр для идентификации документов), то его можно легко завизировать обычной графической подписью с помощью Movavi PDF-редактора. Давайте разберем, как подписать документ PDF на своем компьютере тремя способами.

Как вставить в PDF-документ изображение подписи

Если у вас есть изображение подписи в электронном виде, то порядок действий будет следующим:

Как подписать PDF на компьютере

Можно ли подписать документ в электронном виде, если у вас нет изображения вашей подписи? Да, это тоже довольно просто и быстро.

Этот вопрос возникает, когда владельцу сертификата электронной подписи нужно подписать документ вне информационных систем, в которых уже встроены механизмы создания и проверки электронной подписи. Рассмотрим варианты, как подписать документ квалифицированной электронной подписью.

Что потребуется для подписания электронного документа?

• Окончательная редакция документа, который необходимо подписать. После создания подписи в него нельзя будет внести изменения.
• Действующий квалифицированный сертификат электронной подписи . В рамках российского законодательства квалифицированная электронная подпись — единственный вид подписи, который придает документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами электронного документооборота.
• Средства электронной подписи. Технология электронной подписи подразумевает использование комплекса программных средств, которые владелец подписи устанавливает на свой компьютер. В Удостоверяющем центре СКБ Контур настройка компьютера для работы с электронной подписью проходит автоматически.
• Программа для создания электронной подписи. Это могут быть плагины, отдельные программы или веб-сервисы.

Вариант 1. Установить плагин для Office

Для документов формата Word и Excel

Чаще всего требуется подписать документ в формате Word:

• трудовой или хозяйственный договор,
• иск в арбитраж,
• заявление в вуз и т.д.

Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создать подпись, которая придает электронному документу юридическую силу . Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую возможность, — например, КриптоПро Office Signature.

Это платная программа, использовать все возможности бесплатно можно только в тестовый период. После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:

В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». В появившемся окне выберите вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Цифровые подписи».

В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.

С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.

Что учесть при использовании плагина:

• Алгоритм подписания отличается в разных версиях Word.
• Если создать подпись в одной версии программы, а проверять ее в другой, результат проверки может быть некорректным.
• Документ, подписанный с помощью КриптоПро Office Signature, можно открыть и проверить даже на компьютере, где эта программа не установлена.

Для документов формата PDF

Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.

Работать в программе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер программного обеспечения для криптографических операций. У программы интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, необходимо:

Загрузить в сервис документ, который необходимо подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 Мб.

Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в Контур.Крипто можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.

Создать файл подписи. После того как вы нажмете кнопку «Подписать», сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и разрешением.sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.

Послать документ получателю. Можно отправить файл и подпись для него прямо из сервиса. Адресат получит ссылку на документ, сохраненный в Контур.Крипто. Также можно скачать пакет документов на компьютер (исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи) и отправить через любой почтовик.

Что учесть при использовании Контур.Крипто:

• В сервисе действует ограничение на вес документа: можно подписать документ до 100 Мб.
• В сервисе можно создать только отсоединенную подпись.
• Контур.Крипто работает только в операционной системе Microsoft Windows.
• Проверить подпись, созданную в Контур.Крипто, можно в любой программе, которая работает с отсоединенными электронными подписями.

Сравнение программ для создания электронной подписи

	Плагины КриптоПро	Отдельная программа КриптоАРМ	Веб-сервис Контур.Крипто
Стоимость		Бесплатна только базовая версия Старт	Все функции доступны бесплатно
Форматы документов	Word и Excel, PDF
Соподпись/ пакетная подпись
Максимальный вес файла	Без ограничений	Без ограничений
Создание усовершенство ванной подпись		Только в платных версиях
Присоединенная/ отсоединенная		Присоединенная/ отсоединенная	Только отсоединенная
Функции проверки, шифрования и расшифрования		Только в платных версиях